Wystąpienie pokontrolne Regionalnej Izby Obrachunkowej

Dyskusje o polityce w lokalnym wydaniu
Awatar użytkownika
Matt
Administrator
Administrator
Posty: 3416
Rejestracja: 31.05.2004, 13:40
Lokalizacja: Poręba
Kontakt:

Wystąpienie pokontrolne Regionalnej Izby Obrachunkowej

Post autor: Matt » 22.02.2006, 01:14

Pomyślałem, że może kogoś to zainteresuje.
<p align="right">Katowice, dnia 10 października 2005 r.</p>
<p align="left">Znak: WK-6102/12/4/2005</p>
<p align="right">Pan
Burmistrz Miasta
P o r ę b a
</p>
<p align="center">Wystąpienie pokontrolne</p>

Inspektorzy Regionalnej Izby Obrachunkowej w Katowicach przeprowadzili w dniach od 20 lipca do 5 sierpnia 2005 r. kontrolę doraźną gospodarki finansowej Miasta Poręba za okres od 1 stycznia 1993 do 5 sierpnia 2005 r.

Ustalenia kontroli zawarte zostały w protokole kontroli podpisanym w dniu 12 sierpnia 2005 r., którego jeden egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.
Poniżej przedstawiam poszczególne nieprawidłowości, wskazując zarazem wnioski zmierzające do ich usunięcia, stosownie do art. 9 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz.U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.).

W zakresie sprzedaży nieruchomości

- Zaniechanie ujęcia w rejestrze kancelaryjnym dokumentów będących skargami na działania komisji przetargowej prowadzącej rokowania na sprzedaż nieruchomości o numerze działki geodezyjnej 6773/83, czym naruszono postanowienia § 6 ust. 1 i ust. 11 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz.U. Nr 112, poz. 1319 z późn. zm.). Powyższe dotyczyło:
-- skargi z dnia 28 maja 2004 r., w związku z czym nie można było stwierdzić czy skarga została złożona w terminie wymaganym § 11 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 r. w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz.U. Nr 9, poz. 30 z późn. zm.),
-- pisma z dnia 16 sierpnia 2004 r. zaskarżającego czynności związane z unieważnieniem przeprowadzonych rokowań, w związku z czym nie można było stwierdzić czy skarga została rozpatrzona w terminie określonym w art. 237 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.).
Przyczyną nieprawidłowości było niewłaściwe wykonywanie obowiązków przez byłego pracownika zatrudnionego na stanowisku młodszego referenta Referatu Organizacji i Spraw Obywatelskich.
Odpowiedzialność, z racji pełnionego nadzoru, ponosi Kierownik Referatu Organizacji i Spraw Obywatelskich.


Wniosek nr 1
Przeszkolić pracowników odpowiedzialnych za przyjmowanie korespondencji wpływającej do Urzędu Miasta, mając na uwadze przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz.U. Nr 112, poz. 1319 z późn. zm.) oraz wzmocnić nadzór w tym zakresie nad Kierownikiem Referatu Organizacji i Spraw Obywatelskich, mając na uwadze art. 35a ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 z późn. zm.).

- Zaniechanie zamieszczenia w prasie lokalnej ogłoszeń o przetargach mających odbyć się w dniach 20 listopada 2003 r. oraz 5 kwietnia 2004 r., których przedmiotem było zbycie nieruchomości o numerze działki 6773/83 (KW 29507) o wartości powyżej 50.000,00 zł. Powyższym naruszono § 6 ust. 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 r. w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz.U. Nr 9, poz. 30 z późn. zm.).
Przyczyną nieprawidłowości było niewłaściwe wykonywanie obowiązków przez ówczesnego Kierownika Referatu Gospodarki Gruntami, do obowiązków którego należało przygotowanie materiałów przetargowych (obecnie inspektora Referatu Gospodarki Miejskiej, Mienia Komunalnego i Rolnictwa).

Odpowiedzialność, z racji pełnionego nadzoru, ponosi p. Jerzy Macherzyński - Burmistrz Miasta Poręba.


Wniosek nr 2
Wzmocnić nadzór nad inspektorem Referatu Gospodarki Miejskiej, Mienia Komunalnego i Rolnictwa w zakresie przygotowania materiałów związanych ze sprzedażą nieruchomości, stosownie do przepisów § 6 ust. 4 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz.U. Nr 207, poz. 2108), mając na uwadze art. 35a ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 z późn. zm.).

W zakresie rachunkowości

- Zaniechanie dochodzenia w 2005 r. należności kwocie łącznej 628,10 zł wynikających z zawartej w dniu 4 stycznia 2005 r. umowy użyczenia Nr 1. Przedmiotem umowy, którą w imieniu Gminy zawarł Przewodniczący Rady Miasta Poręba, było przekazanie biorącemu w użyczenie – p. Janowi Macherzyńskiemu – Burmistrzowi Miasta telefonu marki Samsung wraz z kartą SIM. W § 2 ww. umowy użyczający zobowiązał się do ponoszenia w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2005 r. kosztów abonamentu oraz kosztów rozmów telefonicznych do wysokości 500,00 zł miesięcznie. Koszty przekraczające kwotę miesięcznego limitu obciążały biorącego w użyczenie.
W okresie I półrocza 2005 r. brak wpłat z tytułu przekroczenia limitu określonego w umowie przedstawiał się następująco:
-- w styczniu o 64,88 zł,
-- w lutym o 143,55 zł,
-- w marcu o 44,79 zł,
-- w kwietniu o 144,48 zł,
-- w maju o 198,49 zł,
-- w czerwcu o 31,91 zł,
co odpowiadało łącznie kwocie 628,10 zł.

Ponadto stwierdzono, że w okresie od lutego 2004 r. do czerwca 2005 r. telefony o dwóch numerach działających w sieci Polskiej Telefonii Komórkowej – CENTERTEL sp. z o.o. wykorzystywane były do celów prywatnych przez p. Jana Macherzyńskiego – Burmistrza Miasta Poręba, co zostało potwierdzone w oświadczeniu z dnia 26 lipca 2005 r. Koszty abonamentów i rozmów telefonicznych obciążały Gminę i nie były na bieżąco zwracane przez wyżej wymienionego.
Na dzień 30 czerwca 2005 r. zobowiązanie p. Jana Macherzyńskiego z tego tytułu wynosiło 2.502,27 zł.

Odpowiedzialność za stwierdzoną nieprawidłowość ponosi p. Krystyna Radwan - Skarbnik Gminy Poręba, do obowiązków której należało nadzorowanie i kontrolowanie realizacji budżetu Miasta.

W dniu 26 września 2005 r. do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Katowicach wpłynęło pismo, do którego załączono kserokopie dowodów wpłat na łączną kwotę 3.130,37 zł potwierdzających uregulowanie przez p. Jana Macherzyńskiego zobowiązań z tytułu kosztów prywatnych rozmów telefonicznych i rozmów telefonicznych przekraczających ustalenia umowy użyczenia.

- W trakcie przeprowadzonej w dniu 2 sierpnia 2005 r. kontroli pozostałych środków trwałych (wyposażenia) zakwalifikowanych do grupy „maszyny, aparaty, urządzenia” i porównaniu danych wynikających z ewidencji z wyposażeniem faktycznie będącym w użytkowaniu, stwierdzono niezgodność dotyczącą marek telefonów komórkowych, których zmiana nie została odnotowana w ewidencji.
Przyczyną powyższego był brak ustalenia wystarczających zasad kontroli wewnętrznej w zakresie ochrony zasobów rzeczowych jednostki i identyfikacji ryzyka z tym związanego. Zaniechaniem ustalenia zasad kontroli w tym zakresie naruszono przepisy art. 35a ust. 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 z późn. zm.) oraz standardy kontroli wewnętrznej określone w Komunikacie Nr 1 Ministra Finansów z dnia 30 stycznia 2003 r. w sprawie ogłoszenia „Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych” (Dz.Urz. Min. Fin. Nr 3, poz. 13.).

Odpowiedzialność za powyższą nieprawidłowość ponosi Jan Macherzyński - Burmistrz Miasta Poręba.


Wniosek nr 3
Opracować procedury kontroli użytkowania mienia ruchomego jednostki pozwalających na jednoznaczne przypisanie odpowiedzialności osobom, którym go powierzono, mając na uwadze przepisy art. 35a ust. 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 z późn. zm.) oraz standardy kontroli wewnętrznej określone w Komunikacie Nr 1 Ministra Finansów z dnia 30 stycznia 2003 r. w sprawie ogłoszenia „Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych” (Dz.Urz. Min. Fin. Nr 3, poz.13.).

- Dokonanie w okresie od kwietnia 2004 r. do czerwca 2005 r. wydatków w łącznej wysokości 148.149,96 zł stanowiących zapłatę zobowiązań wobec Spółdzielni „DOMENA”, pomimo braku złożenia przez Skarbnika Gminy kontrasygnaty na umowach, których przedmiotem była fizyczna ochrona mienia. Powyższy brak stwierdzono na umowach Nr 5/DB/OF/2004r. z dnia 25 lutego 2004 r. oraz Nr 8/DB/OF/2004r. z dnia 26 kwietnia 2004 r. Działaniem tym naruszono przepis art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.), zgodnie z którym, „jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy (głównego księgowego budżetu) lub osoby przez niego upoważnionej”. Ponadto, zaniechaniem złożenia stosownych kontrasygnat naruszono postanowienia § 23 pkt 4 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta wprowadzonego Zarządzeniem Nr 32/2003 Burmistrza Miasta Poręba z dnia 7 marca 2003 r.

Odpowiedzialność za stwierdzoną nieprawidłowość ponosi p. Krystyna Radwan – Skarbnik Gminy Poręba, która dokonała dyspozycji środkami pieniężnymi.


Wniosek nr 4
Wzmocnić nadzór nad Skarbnikiem Gminy w zakresie składania kontrasygnaty na dokumentach mogących powodować powstanie zobowiązań pieniężnych, stosownie do przepisu art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.) oraz ustaleń Regulaminu Organizacyjnego wprowadzonego Zarządzeniem Nr 48/05 Burmistrza Miasta Poręba z dnia 29 czerwca 2005 r., mając na uwadze art. 35a ust.3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 1482 z późn. zm.) oraz standardy kontroli wewnętrznej określone w Komunikacie Nr 1 Ministra Finansów z dnia 30 stycznia 2003 r. w sprawie ogłoszenia „Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych” (Dz.Urz. Min. Fin. Nr 3, poz.13.).

- Dokonanie na podstawie faktury nr 728/04/003 z dnia 26 kwietnia 2004 r. ujęcia w ewidencji środków trwałych nieruchomości zabudowanej, zakupionej od Agencji Mienia Wojskowego. Powyższym naruszono postanowienia § 13 Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów wprowadzonej Zarządzeniem Nr OS 0116-6/2002 Burmistrza Miasta Poręba z dnia 31 października 2002 r., zgodnie z którym, dowodem stanowiącym podstawę zaewidencjonowania operacji w zakresie przychodu środków trwałych jest dowód OT. Przyczyną nieprawidłowości było zaniechanie ustalenia w Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów osób odpowiedzialnych za wystawianie dowodów stanowiących podstawę ujmowania w ewidencji majątku trwałego.

Osobą, która zgodnie z art. 35 ust. 6 pkt 2 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2003 r. Nr 15 poz.148 z późn. zm.), winna występować z projektem trybu , według którego mają być wykonywane przez inne komórki organizacyjne jednostki prace niezbędne do zapewnienia prawidłowości m.in. ewidencji księgowej, jest Skarbnik (Główny Księgowy Budżetu j.s.t.).


Wniosek nr 5
Uzupełnić instrukcję obiegu i kontroli dokumentów o wskazanie osób odpowiedzialnych za wystawianie dowodów OT będących podstawą ewidencjonowania środków trwałych w księgach rachunkowych jednostki, stosownie do § 13 Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów, mając na uwadze oraz art. 35 ust. 6 pkt 2 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2003 r. Nr 15 poz.148 z późn. zm.).

W zakresie zamówień publicznych

- W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego rozpoczętym w styczniu 2004 r., w trybie zapytania ocenę, którego przedmiotem był zakup usług ochrony mienia w formie doraźnej ochrony fizycznej w Mieście Poręba, naruszono procedury przeprowadzania postępowania poprzez:

-- brak określenia z należytą starannością wartości zamówienia, o której mowa w art. 2 ust. 1 pkt 9 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych (Dz.U. z 2002 r. Nr 72, poz. 664 z późn. zm.).
Z protokołu komisji w sprawie oszacowania wartości zamówienia z dnia 7 stycznia 2004 r. wynikał miesięczny koszt usługi wynoszący 6.392,80 zł dla ochrony na terenie miasta zaś dla ochrony terenu po byłej jednostce wojskowej miesięczny koszt oszacowano na poziomie 14.383,80 zł. Zgodnie z pkt 23 Opisu istotnych warunków zamówienia, zamówienie miało być realizowane do dnia 31 grudnia 2005 r., począwszy od dnia podpisania umowy.
Skutkiem powyższego był brak przestrzegania procedur zawartych w przepisach ustawy o zamówieniach publicznych (Dz.U. z 2002 r. Nr 72, poz. 664 z późn. zm.), które dotyczyły zamówień publicznych o wartości szacunkowej powyżej 30.000 euro.
Z tytułu zawartych ze Spółdzielnią „DOMENA” umów nr 5/DB/OF/2004r. oraz nr 8/DB/OF/2004r., w okresie od kwietnia 2004 r. do czerwca 2005 r. wydatkowano kwotę przekraczającą 30.000 euro, tj. 148.149,96 zł.
Przyczyną nieprawidłowości było nierzetelne wykonywanie obowiązków przez członków komisji przetargowej.

Odpowiedzialność za powyższe ponosi p. Jan Macherzyński – Burmistrz Miasta Poręba, który zatwierdził dokumentację podstawowych czynności.

-- zaniechanie odrzucenia oferty Spółdzielni „DOMENA” z Bielska – Białej, pomimo iż nie spełniała ona wymagań określonych w Opisie istotnych warunków zamówienia, czym naruszono przepisy art. 27a ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych (Dz.U. z 2002 r. Nr 72, poz. 664 z późn. zm.).
Brak spełnienia wymagań stawianych przez zamawiającego w pkt 11 Opisu istotnych warunków zamówienia polegał na podpisaniu oferty przez dwie różne osoby nie mające stosownych upoważnień do reprezentowania wykonawcy tj. przez Zastępcę Dyrektora Oddziału, który podpisał formularz ofertowy oraz przez Zastępcę Prezesa ds. Handlowo – Technicznych, który podpisał oświadczenie stanowiące załącznik nr 3 do oferty.
Skutkiem odrzucenia oferty winno być unieważnienie postępowania w oparciu o art. 27b ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych (Dz. U. z 2002 r. Nr 72, poz. 664 z późn. zm.).
Przyczyną nieprawidłowości było nienależyte wykonywanie obowiązków przez członków komisji przetargowej.
Odpowiedzialność za stwierdzoną nieprawidłowość ponosi p. Jan Macherzyński – Burmistrz Miasta Poręba, który zatwierdził protokół z postępowania.
W wyniku wadliwie przeprowadzonego postępowania zawarto ze Spółdzielnią „DOMENA” umowy Nr 5/DB/OF/2004 r. z dnia 25 lutego 2004 r. oraz Nr 8/DB/OF/2004 r. z dnia 26 kwietnia 2004 r., za co odpowiedzialność ponosi p. Jan Macherzyński – Burmistrza Miasta Poręba;

-- w dniu 26 kwietnia 2004 r. zawarto na czas nieograniczony umowę Nr 8/DB/OF/2004r. o fizyczną ochronę mienia ze Spółdzielnią „DOMENA” z Bielska – Białej, czym naruszono przepis art. 73 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych (Dz.U. z 2002 r. Nr 72, poz. 664 z późn. zm.).

Osobą odpowiedzialną za powyższe jest p. Jan Macherzyński – Burmistrz Miasta Poręba.


Wniosek nr 6
Wzmocnić nadzór nad członkami komisji przetargowej odpowiedzialnymi za przygotowanie i przeprowadzenie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, stosownie do wymogów określonych w ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. Nr 19, poz. 177 z późn. zm.), mając na uwadze art. 35a ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 z późn. zm.).


Powyższe nieprawidłowości świadczyć mogą o niedostatecznym przygotowaniu merytorycznym niektórych pracowników. W związku z tym należy rozważyć możliwość zapewnienia stałego podnoszenia kwalifikacji i wiedzy celem skutecznego wykonywania powierzonych im obowiązków, mając na uwadze standardy kontroli finansowej
w jednostkach sektora finansów publicznych ogłoszone przez Ministra Finansów
w Komunikacie Nr 1 z dnia 30 stycznia 2003 r. (Dz.Urz. Min. Fin. Nr 3, poz. 13). Ponadto należy wyciągnąć konsekwencje służbowe w stosunku do tych pracowników, którzy przyczynili się do powstania powyższych nieprawidłowości.

Stosownie do treści art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.), sprawozdanie o sposobie realizacji wniosków pokontrolnych należy przedłożyć Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Katowicach, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń w zakresie wymienionym w art. 9 ust. 4 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych. Zastrzeżenia można wnosić do Kolegium tutejszej Izby, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego.
"Dwie rzeczy są nieskończone: Wszechświat i głupota ludzka. Co do tej pierwszej nie mam pewności." - A. Einstein

ODPOWIEDZ